Hạch toán cho thuê xe tải công ty: Thủ tục, chứng từ và những lưu ý quan trọng

“Bác ơi, cho hỏi đường Cầu Giấy đi đâu nhỉ?”, một anh xe ôm hỏi chú lái xe tải đang dừng đèn đỏ ở ngã tư Xuân Thủy – Cầu Giấy. Chú lái xe tải, người đàn ông trạc tuổi ngũ tuần, da rám nắng vì sương gió, cười hiền hậu: “Cứ đi thẳng con đường này là tới, chú cũng chở hàng lên đấy đây!”.

Hình ảnh chiếc xe tải rong ruổi trên mọi nẻo đường, vận chuyển hàng hóa, góp phần nhỏ bé vào sự phát triển kinh tế, đã trở nên quen thuộc với người dân Việt Nam. Đối với nhiều người, chiếc xe tải không chỉ là “cần câu cơm” mà còn là cả một gia tài.

Tuy nhiên, bên cạnh việc “cày cuốc” kiếm lời, việc hạch toán cho thuê xe tải công ty cũng là bài toán khiến không ít chủ xe đau đầu. Làm sao để hạch toán chính xác, minh bạch, đúng quy định pháp luật, tối ưu chi phí và nâng cao hiệu quả kinh doanh? Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn những kiến thức cơ bản và cần thiết nhất về hạch toán cho thuê xe tải công ty.

Hạch toán cho thuê xe tải công ty: Những điều cần biết

1. Giới thiệu chung

Cho thuê xe tải là hoạt động kinh doanh phổ biến, mang lại nguồn thu lớn cho các doanh nghiệp vận tải. Tuy nhiên, để hoạt động kinh doanh diễn ra suôn sẻ và hiệu quả, việc nắm rõ các quy định về hạch toán cho thuê xe tải công ty là vô cùng quan trọng.

2. Các khoản mục cần hạch toán

Khi cho thuê xe tải, doanh nghiệp cần hạch toán đầy đủ các khoản mục sau:

• Doanh thu cho thuê xe: Bao gồm tiền thuê xe theo hợp đồng, phí cầu đường, bến bãi (nếu có).
• Chi phí xăng dầu: Tính toán dựa trên số km thực tế xe chạy và mức tiêu hao nhiên liệu của xe.
• Chi phí sửa chữa, bảo dưỡng: Bao gồm chi phí thay dầu nhớt, sửa chữa các bộ phận hư hỏng…
• Chi phí lương cho lái xe, phụ xe: Tính toán dựa trên thời gian làm việc thực tế hoặc theo thỏa thuận trong hợp đồng lao động.
• Chi phí khấu hao xe: Tính toán theo phương pháp khấu hao đường thẳng hoặc khấu hao theo số km xe chạy.
• Các chi phí khác: Chi phí bảo hiểm xe, phí đường bộ, phí cầu phà…

3. Chứng từ kế toán

Để hạch toán cho thuê xe tải công ty, doanh nghiệp cần lưu trữ đầy đủ các chứng từ sau:

• Hợp đồng cho thuê xe tải.
• Biên bản bàn giao xe.
• Giấy tờ xe (đăng ký xe, bảo hiểm xe…).
• Hóa đơn, chứng từ thanh toán các chi phí liên quan (xăng dầu, sửa chữa, lương…).

4. Ví dụ minh họa

Công ty TNHH Vận tải Thành Công cho Công ty CP Xây dựng Bình Minh thuê xe tải chở vật liệu xây dựng từ Hà Nội đi Bắc Ninh. Hai bên thống nhất giá thuê xe là 10 triệu đồng/chuyến.

Công ty TNHH Vận tải Thành Công cần hạch toán đầy đủ các khoản doanh thu, chi phí phát sinh từ hoạt động cho thuê xe này, bao gồm: doanh thu cho thuê xe (10 triệu đồng), chi phí xăng dầu, chi phí cầu đường, chi phí lương lái xe, khấu hao xe…

xe-tai-van-cho-hang-hoa|Xe tải van chở hàng|A large white van is driving on a highway and carrying some goods in the back.

Bảng giá cho thuê xe tải (tham khảo)

Loại xe	Trọng tải	Giá thuê (VNĐ/km)	Giá thuê (VNĐ/ngày)
Xe tải van	500kg	15.000	800.000
Xe tải nhẹ	1 tấn	20.000	1.200.000
Xe tải trung	2.5 tấn	25.000	1.500.000
Xe tải nặng	5 tấn	30.000	2.000.000

Lưu ý: Bảng giá trên chỉ mang tính chất tham khảo. Giá thuê xe thực tế có thể thay đổi tùy thuộc vào quãng đường, thời gian thuê, loại hàng hóa vận chuyển…

Những lưu ý quan trọng khi hạch toán cho thuê xe tải công ty

• Cần phân biệt rõ ràng giữa hoạt động cho thuê xe tải và hoạt động vận tải.
• Áp dụng đúng phương pháp tính khấu hao xe theo quy định của pháp luật.
• Lưu trữ đầy đủ chứng từ kế toán để phục vụ công tác quyết toán thuế.

Câu hỏi thường gặp

1. Tôi cần chuẩn bị những giấy tờ gì để cho thuê xe tải?

Để cho thuê xe tải, bạn cần chuẩn bị các giấy tờ sau:

• Giấy đăng ký xe.
• Giấy chứng nhận kiểm định an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi trường xe cơ giới.
• Giấy chứng nhận bảo hiểm trách nhiệm dân sự của chủ xe cơ giới.
• Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân/Hộ chiếu của chủ xe và người lái xe.

2. Nên chọn hình thức cho thuê xe tải nào?

Bạn có thể lựa chọn cho thuê xe tải theo chuyến, theo ngày hoặc theo tháng, tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng của khách hàng.

3. Làm thế nào để tìm kiếm khách hàng thuê xe tải?

Bạn có thể tìm kiếm khách hàng thuê xe tải thông qua các kênh sau:

• Quảng cáo trên các trang web rao vặt, diễn đàn về xe tải.
• Liên hệ trực tiếp với các doanh nghiệp, cá nhân có nhu cầu vận chuyển hàng hóa.
• Tham gia các hội chợ triển lãm về vận tải, logistics.

Mua xe tải van chất lượng ở đâu?

Để tìm mua xe tải van chất lượng, bạn có thể tham khảo các đại lý xe tải uy tín như:

• Đại lý xe tải Trường Hải (Thaco): có mặt tại nhiều quận huyện trên địa bàn Hà Nội như Cầu Giấy, Long Biên, Hà Đông…
• Đại lý xe tải Hyundai: có mặt tại các tuyến đường lớn như Giải Phóng, Nguyễn Trãi, Phạm Văn Đồng…
• Đại lý xe tải Isuzu: tập trung ở các khu vực như Hoàng Mai, Thanh Trì, Gia Lâm…

xe-tai-isuzu-mo-hinh-3d|Xe tải Isuzu|A detailed 3D model of a Isuzu truck, showing the interior, engine, and chassis.

Ngoài ra, bạn cũng có thể tham khảo ý kiến từ những người có kinh nghiệm hoặc truy cập vào website xetaivan.edu.vn để cập nhật thông tin mới nhất về thị trường xe tải van.